EU:s nya förordning om medicintekniska produkter (MDR) började gälla i maj 2017, och övergångsperioden till de nya reglerna pågår till och med januari 2020. För att som tillverkare leva upp till MDR krävs proaktivitet och noggrann förberedelse. Här följer ett antal viktiga punkter som Life Science-konsulterna Maetrics tycker att du ska tänka på, hämtade ur det 175 sidor långa originaldokumentet.
Efter en långvarig och svår politisk process har man äntligen nått en överenskommelse om den nya EU-förordningen om medicintekniska produkter (MDR), som godkändes av Europaparlamentet den 5 april 2017 och som offentliggjordes i Europeiska Unionens officiella tidning den 5 maj 2017.
Det är viktigt att notera att förordningen är rättsligt bindande inom hela EU och att den träder i kraft samtidigt i alla medlemsländer. (Direktiven innehåller dock en uppsättning specifika resultat som måste uppnås, men varje medlemsland kan bestämma hur man införlivar dessa direktiv i nationella lagar.)
Den nya förordningen är ett komplext och omfattande dokument och de förändringar som det innehåller är betydande. Denna vitbok analyserar de mest betydelsefulla förändringarna och belyser deras konsekvenser för reglerade företag. Mest av allt syftar den till att ge praktiska råd om steg som tillverkarna bör vidta så snart som möjligt för att förbereda sig för denna betydande och aldrig tidigare skådade förändring av den europeiska lagstiftningen för medicintekniska produkter.
OBS! Den samlade texten till en annan ny EU-förordning, In Vitro Diagnostic Regulation (IVDR) har också publicerats parallellt med MDR. Även om denna också förtjänar full uppmärksamhet hos reglerade tillverkare av IVD och medför betydande förändringar, ligger denna förordning utanför ramen för denna vitbok och ingår inte i den.
Betydande ändringar i Medical Device Regulation (MDR)
Det är viktigt att alla berörda tillverkare tar sig tid att på djupet studera och förstå MDR:s inverkan, för att sedan formulera sin strategi för att implementera detta viktiga regelverk. Här följer ett antal signifikanta ändringar, med en kort redogörelse för vad det får för konsekvenser för tillverkande företag.
1. Omklassificering
Vissa produkter har blivit särskilt granskade inom MDR och är föremål för omklassificering. (MDR artikel 4). Dessa nya bestämmelser gäller för kosmetiska implantat, fristående programvara, produkter utan avsedd medicinskt syfte (MDR bilaga XVI), vissa ryggradsprodukter och återanvändbara klass 1-enheter.
Konsekvens för tillverkare
Tillverkare av medicintekniska produkter bör noggrant undersöka MDR-klassificeringsreglerna i bilaga VIII för att avgöra huruvida nya sätt för konformitetsbedömningar nu är tillämpliga på deras produktportfölj. Om så är fallet borde de vid behov ta kontakt med sitt anmälda organ och vidta åtgärder för att utvärdera de tidsramar som krävs för att genomföra denna förändring. I vissa fall, där en omklassificering har skett, kan det vara första gången som en kontakt och avstämningar med anmälda organ är nödvändigt.
2. Tillträde till marknaden för äldre produkter
Det finns ingen övergångsbestämmelse för certifiering (CE-märkning) som erhållits enligt tidigare direktiv – alla produkter måste vara CE-märkta enligt den nya förordningen 2017/745 för att säljas på marknaden eller tas i bruk (MDR artikel 5) efter övergångsperioden.
Konsekvens för tillverkare
En övergripande plan måste tas fram för att säkerställa att alla produkter som kommer att vara kvar på EU-marknaden är CE-märkta enligt de nya kraven i den nya MDR. Den bör även omfatta produkter som för närvarande är under utveckling. Denna översyn kan ge möjlighet till en rationalisering av produktportföljen och borttagningen av eventuella marginella produkter.
3. Återanvändning av produkter för engångsbruk
Detta har varit ett mycket kontroversiellt ämne under framtagningen av MDR. MDR specificerar nu att rekonditionering och vidare användning av produkter för engångsbruk endast får ske om detta är tillåtet enligt nationell lagstiftning, samtidigt som dessa också ska uppfylla kraven i förordningen (MDR artikel 17). Rekonditioneringsföretag anses vara likvärdiga med tillverkare och måste därför säkerställa en motsvarande nivå av säkerhet och funktion som för den ursprungliga produkten för engångsbruk.
Konsekvens för tillverkare
Rekonditionering får endast ske om den är tillåten enligt relevanta nationella lagar och rekonditioneringsföretag har samma förpliktelser som tillverkare av medicintekniska produkter. Rekonditioneringsföretag bör kontrollera att upparbetningen kommer att tillåtas enligt sina nationella lagar och i så fall också förstå och säkerställa samtliga konsekvenser av dessa lagars krav samt vilka skyldigheter som gäller för en tillverkare av medicintekniska produkter. Före MDR behövde rekonditioneringsföretag inte ta hänsyn till dessa aspekter och därför kan en höjning av kompetensnivån hos befintlig eller ny personal krävas om relevanta yrkeskategorier inre redan finns inom företaget.
4. Teknisk dokumentation
MDR är signifikant mer föreskrivande om det nödvändiga innehållet i teknisk dokumentation (Technical File/Design Dossier):
- Grundläggande krav (ER) ersätts med ”Allmänna säkerhetskrav” (MDR bilaga I) och antalet krav har ökats.
- Presumtion om överensstämmelse gäller fortfarande för produkter som överensstämmer med relevanta harmoniserade standarder (MDR artikel 8), men kommissionen kan definiera gemensamma specifikationer där det inte finns några harmoniserade standarder eller om dessa anses otillräckliga.
Dessutom finns det mer detaljerade krav för kvalitetsstyrningssystem (MDR bilaga IX). EN ISO 13485:2016 skrevs om och publicerades 2016 på grund av och baserat på nya MDR. Det bör noteras att medan EN ISO 13485:2016 inte är ett absolut krav kommer det att finnas en allmän förväntan att denna standard kommer att användas.
Konsekvens för tillverkare
Den obligatoriska tekniska dokumentationen och konstruktionsunderlaget är starkt baserad på det nuvarande GHTF STED vägledningsdokument 3 som återspeglar globala tillsynsmyndigheters harmoniseringsintresse. Följaktligen måste den tekniska dokumentationens tillräcklighet inklusive tillhörande checklistor ses över i detalj. Tillverkare måste bevaka utgivningen av nya gemensamma specifikationer. Dessutom bör tillverkarna vara medvetna om ett nytt underavsnitt relaterat till kravet på information om bevakning efter försäljningen (PMS-information).
5. Klinisk utvärdering
MDR är mer specifik vad gäller behovet av kliniska bevis och om klinisk utvärdering i förhållande till riskerna med en given medicinteknisk produkt (MDR bilaga XIV, del A). Tilliten till den vetenskapliga litteraturen för att visa likvärdighet kommer att regleras hårdare och kliniska tester kommer att anpassas bättre till kliniska tester som görs i samband med läkemedel.
Konsekvens för tillverkare
Detta kan kräva att tillverkare behöver skaffa ytterligare kliniska data från kliniska studier. Det kommer att bli ytterligare granskningar av kliniska utvärderingsrapporter (CER) av anmälda organ enligt den nya riktlinjen (MEDDEV 2.7.1 rev. 4). Kliniska utvärderingsrapporter som tidigare ansågs vara på en lämplig nivå och av en standard som godkändes av anmälda organ godtas inte längre. Tillverkare bör planera för att granska alla sina kliniska utvärderingsrapporter om de inte har granskats de senaste 1–2 åren samt se till att de innehåller data om övervakning efter försäljningen (PMS-information), speciellt för nya produkter på marknaden och där kliniska data bara fanns i begränsad omfattning vid tidpunkten för första CE-märkningen.
6. Vaksamhet och övervakning efter försäljning (PMS)
Enligt den nya förordningen 2017/745 kommer tillverkare att behöva samla in kliniska data också efter försäljningen som en del av deras pågående bedömning av potentiella säkerhetsrisker. Klinisk uppföljning efter försäljningen (PMCF) är en kontinuerlig process med målet att ständigt uppdatera den kliniska utvärderingen (MDR bilaga XIV, del B). Dessutom kortas rapporteringstiderna från 30 dagar till 15 dagar för rapportering av allvarliga incidenter (MDR artikel 87). Det kommer att finnas en ny elektronisk övervakningsrapportering (MDR artikel 92) och periodiska säkerhetsuppdateringsrapporter (PSUR) för alla produkter (MDR Artikel 86) men med olika frekvens- och inlämningskrav.
Konsekvens för tillverkare
Tillverkare måste granska sina rutiner för PMS och se till att ansvaret för tillhandahållandet av dessa ytterligare uppgifter och därmed förbunden support är tydligt fastställt. Detta kommer sannolikt att kräva ytterligare resurser inom företagets befattningar som berör regulativa medicintekniska frågor.
7. Obligatorisk produktansvarsförsäkring
Tillverkare måste kunna ha tillräcklig ekonomisk täckning för deras potentiella ansvar. Denna bestämmelse kommer att baseras på riskklass, typ av produkt och företagets storlek (MDR artikel 10.16).
Konsekvens för tillverkare
Tillverkare behöver granska sitt produktansvar genom samråd med en juridisk rådgivare.
8. Transparens
Transparens är en av de ledande principerna i MDR: s portalparagraf, “öppenhet och adekvat tillgång till information som presenteras på lämpligt sätt för den tilltänkta användargruppen är avgörande för det allmänna intresset, för att skydda folkhälsan, för att bemyndiga patienter och vårdpersonal, för att ge dem möjligheten att fatta välgrundade beslut, att tillhandahålla en sund bas för beslutsfattande samt för att bygga förtroende för regelverket”.
Detta kommer (så småningom) att ske i form av en europeisk databank för medicintekniska produkter (EUDAMED) (MDR artikel 33) som också kommer att offentliggöras för vissa produkter. Tillverkare kommer att behöva anmäla alla produkter till EUDAMED-databasen.
Konsekvens för tillverkare
Tillverkare bör noggrant följa den fortsatta utvecklingen av EUDAMED-systemet och förbereda sig för dess införande så att de kan anmäla alla produkter till EUDAMED-databasen.
9. Försörjningskedjan
Varje tillverkare kommer att behöva utse en person som ansvarar för efterlevnaden av regulativa bestämmelser (PRRC = Person Responsible for Regulatory Compliance). I de tidiga utkasten till MDR nämndes först en “kvalificerad person” men det ansågs vara förvirrande i förhållande till läkemedelsindustrins QP och därför finns nu kravet på en PRRC (MDR artikel 15). PRRC måste ha en universitetsexamen eller motsvarande i ett relevant vetenskapligt ämne och minst ett års yrkeserfarenhet; alternativt fyra års yrkeserfarenhet.
Högre och mer föreskrivande krav ställs på EU-auktoriserade representanter (EUAR) (MDR artikel 11). I MDR anges att “den auktoriserade representanten ska vara solidariskt ansvarig med importören och tillverkaren”. EUAR kommer också att vara skyldig att vara registrerad och måste också ha en PRRC.
MDR utökar tillämpningsområdet för förordningen utöver tillverkaren till andra ekonomiska aktörer i försörjningskedjan. Distributörer och importörer är nu specifikt reglerade (MDR artikel 25) och har också särskilda lagstadgade skyldigheter.
Konsekvens för tillverkare
Tillverkare bör se över hela försörjningskedjan för att säkerställa att dessa bestämmelser behandlas på ett adekvat sätt samt upprätta avtal med sina affärspartners. Dessutom bör de identifiera en person som är kvalificerad för att ta PRRC-rollen. Avtal med EUAR bör, om de används, ses över och uppdateras för att säkerställa att EUAR-er har fastställda planer att registreras och även lämpliga försäkringsnivåer för att täcka deras nya ansvar.
10. Märkning
Kraven på produktmärkning är mer föreskrivande i MDR än tidigare. Till exempel ska information som tillhandahålls av tillverkaren vara tillgänglig och uppdaterad på tillverkarens hemsida (MDR kapitel III, 23.1). Det finns krav på:
- Specifika uppgifter för etiketter och för sterila förpackningar (MDR bilaga I).
- Inkludering av information om kvarstående risker för utsatta patientgrupper (t.ex. barn, gravida eller ammande kvinnor) och, om tillämpligt, lämpliga försiktighetsåtgärder i bruksanvisningen.
- Farliga ämnen.
Konsekvens för tillverkare
Tillverkare bör noggrant granska produktens märkning och skyddsinformation samt tänka över hur detta ska visas på deras hemsidor.
11. UDI-systemet
MDR kräver spårbarhet för alla produkter som säljs på EU-marknaden (förutom kundanpassade produkter) med hjälp av ett unikt produktidentifieringssystem (UDI-system) baserat på internationella riktlinjer för att avsevärt förbättra effektiviteten av säkerhetsrelaterade aktiviteter på eftermarkanden (MDR artiklarna 27, 29 och 31 och MDR bilaga VI).
Varje enhet måste ha ett tilldelat UDI-nummer från en UDI-leverantör och informationen måste laddas upp till EUDAMED. UDI måste finnas innan produkten släpps på marknaden, och UDI-bäraren måste finnas på etiketten/förpackningen och, för återanvändbara produkter, på själva produkten.
Notera att UDI-kraven av logistiska skäl som rör EUDAMED samt en delegerad lag om UDI, inte omedelbart kan införas och därför kommer att fasas in från och med 2021, till att börja med för de högsta riskklasserna (klass III och implantat) sedan successivt för klass IIb, klass IIa och klass I-produker.
Konsekvens för tillverkare
Det kommer att bli krav på en detaljerad projektplanering för UDI-implementering i EU (utöver vad som nu krävs av FDA i USA). Detaljerna för specifikationen av EU:s UDI-system diskuteras fortfarande, men så vitt man vet nu kommer det att föreslås att den inte kommer att skilja sig avsevärt från det nyligen etablerade amerikanska systemet. Tillverkare som inte levererar sina produkter till USA kommer att ha den brantaste inlärningskurvan för EU UDI, men de kan också lära sig av framgångarna och misstagen från USA:s UDI-införande.
Några viktiga praktiska detaljer för genomförandet
Tidslinjen
Efter att nyligen blivit formellt antagen publicerades MDR i Europeiska Unionens officiella tidning den 5 maj 2017. Den nya förordningen har en treårig övergångsperiod efter det att den offentliggjordes och träder därför i kraft fullt ut 2020. Efter det datumet kommer det inte längre vara möjligt att sälja en ny medicinteknisk produkt på marknaden med en CE-märkning som utfärdats enligt det tidigare direktivet 93/42/EEG.
Produkter som släppts ut på marknaden enligt direktiv 93/42/EEG före MDR:s tillämpning (2020) får fortsätta att finnas på marknaden eller tas i bruk i fyra år efter det datumet, förutsatt att de inte har löpt ut (MDR artikel 94.3 en). Detta kommer dock att upphöra omkring 2024.
Det är uppenbart att tillverkarna bör ta praktiska steg redan nu för att planera för tillämningen av MDR.
Anmälda organs kapacitet
Säkerhetsfrågor har varit omskrivna under de senaste åren vilket starkt har påverkat utvecklingen av MDR. Anmälda organ (NB) står nu själva under stort tryck från sina respektive behöriga myndigheter för att öka granskningen av sina medicintekniska kunder. Anmälda organ måste själva ansöka om utnämning enligt MDR under månaderna efter det att MDR antogs.
Anmälda organ i hela Europa möter redan och förväntas fortsätta att möta kapacitetsbrister. Det har skett en signifikant minskning av antalet anmälda organ som är ackrediterade för att hantera medicintekniska produkter och nu tillkommer dessutom en väsentlig ökning av arbetsbelastningen i samband med införandet av MDR. Anmälda organ kommer också att behöva tid för att förbereda och utbilda sin personal. Inom EU finns det för närvarande bara 56 anmälda organ (inklusive 3 MRA (Mutual Recognition Agreement) från Australien och Schweiz) vilket är en minskning från 70 + anmälda organ 2014. Tyskland och Italien har tio anmälda organ, Storbritannien har fem och övriga länder har fyra eller färre, de flesta länder har bara ett anmält organ.
Detta kommer under övergångsperioden att innebära en signifikant efterfrågeökning och därmed en konkurrenssituation inom branschen för tjänster från anmälda organ. Det är viktigt att tillverkarna tidigt anlitar sitt anmälda organ och ser till att de har kapacitet att hjälpa dem och att de är överens om tidsplaner.
Oanmälda inspektioner
Anmälda organ har redan börjat genomföra oanmälda inspektioner av tillverkare och deras viktigaste underleverantörer. Som exempel har TÜV SÜD utfört mer än 400 oanmälda revisioner över hela världen sedan mars 2014. Enligt nya MDR måste sådana inspektioner utföras minst en gång vart femte år. Tillverkare bör, om de inte redan har gjort det, införa rutiner för att hantera dessa och alltid vara beredda på en revision.
Delegerande akter
Harmoniseringsstandarderna och delegeringsakterna som kommer att göra MDR funktionsduglig är fortfarande under utveckling och diskuteras aktivt på EU-nivå. Det är viktigt att tillverkarna noggrant följer denna utveckling genom att aktivt engagera sig genom sina branschorganisationer och, där så är möjligt, lobbar för att påverka akternas slutliga form.
Kvalitetssystem för ISO 13485
Förutom att behöva uppfylla kraven i förordning 2017/745 övergår den medicintekniska industrin för närvarande till den nyligen reviderade ISO-standarden 13485:2016 som krävs för medicinsk utrustning QMS för att sälja medicintekniska produkter på EU-marknaden. Denna nya standard har en övergångsperiod som slutar 1 mars 2019 vilket delvis överlappar med MDR-övergångsperioden. I praktiken måste tillverkarna fasa in dessa två övergångar tillsammans, vilket ytterligare komplicerar implementeringen av MDR.
Steg tillverkare borde ta omedelbart
Det är uppenbart att anpassningen till MDR utgör är en mycket viktig fråga för affärsverksamheten. Alla produkter på marknaden måste fasas in i det nya systemet senast i slutet av den treåriga övergångsperioden. Alla nya produkter som släpps ut på marknaden efter övergångsperioden måste överensstämma med MDR. Dessutom ökar den regulativa övervakningen för uppfyllandet av kraven i MDR ständigt.
Ytterligare kostnader och resurskrav
Att följa MDR kommer att innebära en betydande ytterligare administrativ börda för tillverkarna. Både personal- och andra kostnadsbudgetar bör noggrant ses över och anpassas för att säkerställa att tillträdet till EU-marknaden inte äventyras och att den regulativa efterlevnaden bibehålls på grund av den avsevärt ökande övervakningen genom kontroller.
Många tillverkare kommer att behöva ytterligare resurser på grund av den ökande arbetsbelastningen samtidigt som det råder brist på kvalificerade medarbetare. Tillverkare som är tidiga med att planera och implementera kommer att ha den bästa tillgången till den mest kvalificerade personalen. Ökad efterfrågan och brist på resurser ökar priserna, vilket sannolikt också innebär en ökning av personalkostnaderna de närmaste åren. Vid budgetering måste tillverkare ta hänsyn till detta behov och vara medvetna om att det råder brist på kvalificerad personal. Därför måste de agera snabbt för att säkra dessa resurser.
Maetrics rekommenderade strategiska angreppssätt för MDR
- Informera företagsledningen för att säkerställa att den får en klar förståelse för MDR: s betydelse och dess affärsmässiga konsekvenser
- Se till att det övergripande ansvaret för MDR-anpassningen har fastställts och att ett tvärfunktionellt team bildas för att tillgodose alla aspekter
- Studera de detaljerade kraven i MDR
- Gör en detaljerad gap-analys mot MDR-kraven för produkterna och även för hela organisationen
- Beakta särskilt certifikatens utgångsdatum gentemot övergångsperioden och datum för ikraftträdandet
- Granska MDR-anpassningsplanen, identifiera och ta itu med viktiga riskområden
- Tänk på organisatoriska utmaningar: en medveten ledning, medarbetares kompetens och tillgänglighet samt budgetkonsekvenserna
- Fortsätt att aktivt bevaka den fortfarande pågående utvecklingen av de europeiska regelverken
- Se över klassificeringsreglerna och konformiteten för befintliga och framtida produkter samt vidta åtgärder för att hantera eventuella ändringar
- Kontakta det valda anmälda organet och bedöm deras kapacitet och tillgänglighet för att godkänna anpassningsplanen
- Granska ändringarna som behövs i befintlig teknisk dokumentation (teknisk fil);
- Bestäm tillräckligheten av kliniska bevis och fyll eventuella luckor (CER);
- Granska huruvida processerna för kvalitetsstyrningssystemet (QMS) är tillräckliga och planera att gå över till ISO 13485: 2016 samt integrera de nya reglerna i QMS
- Identifiera personer som ansvarar för efterlevnaden av regulativa bestämmelser (PRRC) och se till att de är tillräckligt kvalificerade och utbildade eller planera för deras utbildning så tidigt som möjligt
- Granska produktens märkning
- Se till att försäkringsbeloppen och avsättningarna för produktansvaret är tillräckliga
- Se till att eftermarknadsbevakningen (PMS) är tillräcklig
- Granska försörjningskedjans bestämmelser och klargör roller samt ansvarsområden hos affärspartners.
- Förbered för oanmälda inspektioner från anmälda organ
- Säkerställ att en regelbunden översyn av framstegen i MDR-anpassningsplanen görs och att den ingår i processen för ledningens genomgång
Detta är en översatt och bearbetad version av en artikel från Life Science-konsulten Maetrics, först publicerad i juni 2017.
